Jak probíhá zavedení ArcTrace ve vaší firmě
Implementace nemusí být roční projekt s armádou konzultantů. Zavedení ArcTrace vedeme v osmi krocích — od první nezávazné schůzky a analýzy toho, co dnes ve firmě máte, přes migraci dat a pilotní provoz, až po případný vývoj specializovaných modulů a workflow přesně pro vaše procesy.
Samostatné založení a základní konfigurace mohou trvat několik hodin až 5 dní. Řízené nasazení s migrací dat, pilotním provozem a školením trvá obvykle 4 až 8 týdnů.
Osm kroků od schůzky k systému, který žije
Každý krok má jasný výstup a schvalujete ho vy. Kroky lze zkracovat i vynechat — OSVČ nepotřebuje pilotní provoz, firma s 50 lidmi zase nechce skočit do ostrého provozu bez něj.
Úvodní konzultace
Sejdeme se — online nebo u vás ve firmě. Projdeme, co dnes ve firmě funguje a co bolí, ukážeme ArcTrace naživo na scénářích z vašeho provozu a řekneme si narovinu, jestli vám systém dává smysl. Žádný obchodní tlak; když se nehodíme, ušetříme si čas oba.
Analýza potřeb a stávajícího stavu
Zmapujeme vaše procesy a dnešní nástroje — Excely, šanony, stávající programy i to, co žije jen v hlavách. U výroby projdeme zakázkový tok od poptávky po expedici, u kvality certifikáty, postupy a kontroly. Výsledkem je gap analýza: co ArcTrace pokryje standardně, co nastavením a kde je potřeba něco na míru.
Návrh řešení a plán zavedení
Na základě analýzy navrhneme konkrétní sestavu modulů, role a oprávnění uživatelů, číselné řady dokladů a harmonogram zavedení po etapách — od nejpalčivější agendy k dalším. Součástí je i cenová nabídka, takže víte předem, kolik co stojí.
Příprava prostředí a migrace dat
Založíme vaši organizaci, nastavíme role, číselníky a šablony dokumentů. Data ze stávajících systémů a tabulek převedeme přes připravené importní šablony (CSV/Excel) — zákazníky, materiály, vybavení, svářeče s certifikáty, rozpracované zakázky. Historii, kterou migrovat nechcete, lze přiložit jako dokumenty, ať zůstane dohledatelná.
Pilotní provoz
Vybraný tým nebo jedna reálná zakázka běží v ArcTrace, zbytek firmy zatím postaru. Pilot odhalí, co je potřeba doladit — pojmenování, workflow schvalování, tiskové výstupy — dřív, než systém pustíme na celou firmu. Během pilotu jsme vám k dispozici a úpravy děláme průběžně.
Školení a ostrý provoz
Proškolíme uživatele po rolích — mistr potřebuje jiných 30 minut než účetní nebo svářečský dozor. K dispozici jsou videoukázky a česká dokumentace přímo v aplikaci. Pak následuje přechod na ostrý provoz; první týdny jsme na příjmu s rychlou odezvou.
Specializované moduly a workflow na míru
Pokud analýza ukázala potřeby nad rámec standardu, řešíme je až teď — na běžícím systému a se znalostí vašich dat. Typicky jde o workflow na míru (schvalovací procesy, automatizace), specializované tiskové sestavy a protokoly, integrace na okolní systémy (účetnictví, e-shop, stroje) přes API, nebo celé nové moduly pro specifickou agendu.
Průběžná podpora a rozvoj
Zavedením to nekončí. Systém průběžně rozvíjíme (novinky najdete v changelogu přímo v aplikaci), sbíráme vaši zpětnou vazbu a větší zákazníci s námi plánují vlastní roadmapu. Jednou za čas společně projdeme, jestli nastavení pořád odpovídá tomu, jak firma funguje.
Implementační balíčky
Rozsah podpory při zavedení si vyberete podle velikosti firmy a množství dat. Ceny jsou orientační — přesný rozsah potvrdíme po úvodní konzultaci.
- Úvodní workshop
- Základní nastavení organizace
- Import zákazníků a uživatelů
- Jedno online školení
- Procesní analýza
- Import svářečů, certifikátů a vybavení
- Nastavení rolí a oprávnění
- Šablony dokumentů
- Dvě až tři školení
- Asistovaný pilotní provoz
- Migrace většího objemu dat
- Integrace na okolní systémy
- Individuální workflow
- Řízení projektu
- Školení na místě
- SLA
První firmy zavádíme v programu Founding Partners — 90denní řízený pilot za 14 900 Kč bez DPH s přímou podporou zakladatele.
Co si připravit na první schůzku
Nic z toho není podmínka — ale čím víc z toho budete mít po ruce, tím konkrétnější bude už první setkání.
- Kdo bude systém používat — role a počty lidí (kancelář, dílna, montáže)
- Jaké nástroje dnes používáte — programy, tabulky, šanony
- Ukázka typické zakázky od poptávky po fakturu (klidně papírově)
- Certifikáty a kvalifikace, které hlídáte (svářeči, NDT, prohlídky, kalibrace)
- Co vás pálí nejvíc — tři věci, které by systém měl vyřešit jako první
Mezitím se můžete porozhlédnout sami: přehled modulů, videoukázky z aplikace a řešení podle oboru.
Časté dotazy k zavedení
Samostatné založení a základní konfigurace mohou trvat několik hodin až 5 dní. Řízené nasazení s migrací dat, pilotním provozem a školením trvá obvykle 4 až 8 týdnů. Vývoj specializovaných modulů běží případně až po náběhu, podle rozsahu.
Úvodní konzultace je zdarma. Implementační balíčky začínají na od 9 900 Kč (Start); rozsah potvrdíme po analýze, před jakýmkoli závazkem. Menší firmy zvládnou zavedení svépomocí s naší e-mailovou podporou.
Ano, přesně k tomu slouží pilotní provoz — část firmy nebo jedna zakázka běží v ArcTrace, zbytek postaru. Přechod dokončíte, až systému věříte.
Od toho je krok 7 — workflow, sestavy, integrace přes API i celé moduly na míru. Nejdřív ale vždy zkusíme standard s nastavením; na míru se staví jen to, co se skutečně vyplatí.
Ano. Základem je export ISDOC pro účetní systémy; další integrace (účetnictví, e-shop, docházkové terminály, stroje) řešíme přes API v rámci kroku 7 podle konkrétního systému.
Data jsou vaše — kdykoli je exportujete (CSV, PDF dokumentace). Po ukončení účtu je smažeme v souladu s GDPR.
Domluvme si první schůzku
Úvodní konzultace je zdarma a nezávazná — napište nám, zavolejte, nebo si systém rovnou vyzkoušejte.